補足　「顧客情報・企業情報」の観点に基づく情報の取り扱いに関して

個人ではない法人企業様などとのお取引におきましても、管理・運用されるデータには個人情報を含むものが多くあり、原則的には全ての顧客情報は、個人情報保護の責務に則り運用させて頂くものといたします。 その一方、個人情報の適用外であっても秘匿すべき取引情報が含まれるものもある事を鑑み、弊社が扱う情報の詳細に関して以下の通りお伝え申し上げます。
◆	弊社はお客様との取引における受注管理や商品の発送および請求処理を目的として、お客様の名称とお電話番号や住所などのご連絡先とご担当者名をお伝え願い、管理情報として登録させていただきます。 これは実務の必要性から、「個々の顧客を区別する事」が可能な「検索可能な状態で整理されたデータベース」上で運用されます。
◆	商品の内容や価格に関するお問い合わせの際であっても、お問い合わせの経緯を記録し、または既存の登録済お取引先であるかや登録済の管理情報と照合するために、お名前やご連絡先をお伺いする事があります。
◆	上記は、弊社の業務を適切に遂行する事を目的としてのみ必要とし、取得するものであって、商取引上のお問い合わせや処理において「個々の客先が正確に区別可能」である事の重要性について、あらかじめご理解願います。 弊社では多くのお客様の情報を管理しておりますが、この中には各営業所の違い、担当者ごとに異なる処理の違いだけでなく、「同名または類似のご社名」も非常に多くございます。 これらを「混同」せずに区別出来る事の必要性は、弊社の都合によるものだけではなく、「保有データの正確性」と適切な運用の観点では責務として要求されるべきものです。
◆	特に「お電話番号」は、同名・類似のお名前であっても唯一無二の個々を区別する識別子であって、これを検索キーとする事で、お客様からの照会や、前歴のあるお届け先の特定において、双方の効率性に寄与します。 （一方、企業様であっても何らかの理由でご社名を略され、なおかつそのお電話番号も伝達済である事を理由にお伝え頂けない例が稀にありますが、略称と声によって顧客を同定し業務上の処理を行う事は、昨今の求められる「適切な情報管理」の手順からも大きく乖離しており、混同の対象となる他のお客様に対しても多大なご迷惑をお掛けする原因となります。）
◆	弊社取り扱う情報の種類には主に以下の性質のものに分けられます。これらの業務上必要不可欠な情報の中には企業の保護すべき情報や個人情報に相当するデータも含まれておりますため、弊社はこれを適切かつ適法に管理するものと致します。 　●基本顧客情報：顧客名簿としての性質をもった、住所録・ご連絡先とご担当者に関するものです。 　●会計処理情報：お客さま別の納入物品に基づく納品書・請求書の発行や処理に関する情報です。 　●発送履歴情報：商品等の送付に関して出荷履歴や担当者名を記した送り状データが保管されます。 　●製作品データ：ご依頼に基づく別注製作品においては、その内容やデータが記録管理されます。 　●補足特記事項：個々に取り交わした取引条件の有無や処理方法など、お客さま別の補足情報です。 　●送信文書の類：FAXや電子メール等のデータ、添付ファイルは、抹消の対象を除き保管されます。 電子上のデータや紙媒体によるものを問わず、これらは実用上の必要相当期間や法令で義務付けられる期間にわたって適切に保管され、廃棄すべき場合は情報の漏えいを防ぐ適切な方法が取られます。
◆	法人企業でない一個人のお客様の登録情報（ご氏名・ご住所・お電話番号など）におきましても、お取引と会計上の処理や、お客様からの照会に対処する必要性のために妥当な期間において適切な管理の元で保存されます。 ただし、法人企業ではない一個人様や一般家庭の情報であるという事情を充分に鑑みた配慮と対策を図り、また、お客様の同意なく製品のご案内（DM）等を送付する事も致しません。
◆	企業様またはその他の法人団体様におきましては、広告物やインターネット、そのほか広く公開された情報の中から正当に入手できる範囲に限って、ご連絡先等の情報を取得する場合があります。
◆	一連の業務やお取引に複数のお客様が関与する場合においては、その当事者たる複数のお客様間との関係に限って、役務の遂行に不可欠な情報を伝達する場合や、照会にお応えする事があります。
◆	弊社業務の一部にかかわる外部の受託業者が顧客情報に関わる場合においては、受託者のための管理規定に則って業務にあたるものとし、弊社はそれが適切に遵守されるよう監督いたします。
◆	お客様からの依頼内容には、その分野によって特に秘匿すべき秘密の情報が含まれることがあります。 原則として、弊社は業務上知りうる情報を、当該役務の遂行上認められる範囲を除き、これを第三者に漏洩しない方針でありますが、"従前の納入・製作内容の実績に基づいて”、製造・納入するという依頼が多い関係から、特に個別のご指定や取り決めの無い限り、情報およびデータは基本的に「保管」する事となっております。 従って、そのつど抹消すべきデータにつきましては、あらかじめその旨をご指示願います。 抹消の対象がご提供情報を元にした弊社製作物にも及ぶ場合にも、あらかじめご指示いただく事によって対処方法（データの引き渡しなど）を事前に協議させていただくものとします。